Urządzanie biur to dość skomplikowana sztuka, a jeśli firma jest mała, to pojawiają się dodatkowe problemy. Nie tylko najpewniej budżet jest ograniczony – można też bezpiecznie założyć, że nie ma się wtedy do dyspozycji przesadnie dużej przestrzeni. I co wtedy?
Kiedy biuro jest funkcjonalne?
Punktem wyjścia przy urządzaniu biura musi być zawsze pełna funkcjonalność. Zgoda – kawę można zrobić w pokoju socjalnym, ale już miejsce na kubek musi się znaleźć gdzieś pod ręką. A jeśli chodzi o rzeczy ważniejsze: komputer, telefon, drukarkę czy zbiory dokumentów, to zdecydowanie wszystko musi znaleźć się bezpośrednio w biurze. Na sam początek radzimy więc krytycznie przyjrzeć się zasobom firmy i wytypować te, które koniecznie muszą znaleźć się bezpośrednio przy stanowisku roboczym, gdzieś dalej w biurze i te, które można spokojnie przenieść do innych pomieszczeń.
Mobilna przestrzeń do przechowywania może rozwiązać wiele problemów.
Ergonomia – królowa biura
W niektórych poradnikach twórcy rozpędzają się chyba trochę za bardzo: doradzają, żeby wybrać ergonomiczne biurko, krzesło i sofę. O ile oczywiście nie zamierzamy dyskutować z kwestią biurka i krzesła, o tyle wprowadzenie sofy do biura to najczęściej fatalny pomysł. Umówmy się: biuro ma być miejscem pracy i do tego zachęcają choćby wyniki badań naukowych. Jeśli w jednym pomieszczeniu próbujesz pracować i odpoczywać, to ani nie pracujesz wydajnie, ani w pełni nie odpoczywasz. Z biura powinno zniknąć wszystko, to nie jest potrzebne do pracy, a od tej zasady są tylko drobne wyjątki.
W biurze pomyśl o motywacji
Wszyscy znamy żart o tym, że jeśli szukasz motywacji do pracy, to wystarczy, że zajrzysz do portfela. Z drugiej strony, warto tu sobie trochę pofolgować, zgodnie z badaniami, które sugerują, że praca jest łatwiejsza w otoczeniu, które jest na swój sposób przyjemne. Możesz więc poza cieplejszym oświetleniem czy roślinami do biura, wprowadzić tam choćby półeczkę na osobiste drobiazgi. Tak naprawdę jednak jeszcze lepiej będzie ograniczyć przestrzeń jeszcze trochę bardziej i na przykład umieścić ramkę ze zdjęciem na biurku. Chodzi o to, żeby ten prywatny skądinąd element motywacyjny nie był narażony na wścibskie spojrzenia.
Garść klasycznych porad
Inspiracje inspiracjami, ale na pewno chciałbyś usłyszeć kilka porad z gatunku klasycznych. Tutaj pozwolimy sobie przyjąć założenie, że skoro szukasz informacji o urządzaniu biura dla małej firmy, to w biurze będziesz pracować albo solo, albo w bardzo ograniczonym gronie.
- Konieczne jest wykorzystanie do maksimum światła słonecznego. Jest ono przyjemniejsze niż sztuczne i – co chyba oczywiste – tańsze od niego. Tak naprawdę jednak chcemy zwrócić uwagę na prawidłowe ustalenie przestrzeni roboczej, żeby osoby leworęczne też mogły zrezygnować z doświetlania jej na swoich biurkach.
- W małym biurze często można ułożyć na podłodze wykładzinę lub dywan. Wnętrze jest wtedy mniej sterylne, a że prawdopodobnie i tak nie ma na miejscu dużego ruchu, to nie grozi to koniecznością usuwania całych wywrotek błota w sezonie zimowym.
- Nie staraj się za wszelką cenę oszczędzać przestrzeni. Wiele osób radzi, żeby zamiast komputera stacjonarnego użyć laptopa: to czasem zła porada, bo jednak laptop jest droższy niż stacjonarny sprzęt o podobnie wysokich parametrach. Ale może faktycznie lepiej małą drukarkę niż półprofesjonalny kombajn?
- Mobilna przestrzeń do przechowywania może rozwiązać wiele problemów. Standardowym rozwiązaniem w biurach jest wielki regał, który w małej firmie zapewne nawet nie zostanie w połowie zajęty, ale za to będzie wymagał częstych wędrówek po pomieszczeniu. Zamiast tego można zainwestować w małe półki na kółkach, które można sobie przesunąć i zawsze mieć na nich to, co akurat w danej chwili jest potrzebne.
Punktem wyjścia przy urządzaniu biura musi być zawsze pełna funkcjonalność.
Z czego można (lub warto) zrezygnować w biurze?
Małe firmy różnią się od dużych w wielu kwestiach, ale przede wszystkim są najczęściej bardziej dynamiczne i nie ma w nich tego uciążliwego korporacyjnego bezwładu. To wpływa oczywiście na sposób działania przedsiębiorstwa, ale decyduje też o tym, że pewne elementy wyposażenia biura, które do niedawna uznawano w zasadzie za podstawowe, w takich firmach stają się co najmniej dyskusyjne.
W niektórych biurach po prostu instaluje się jeden centralny punkt oświetleniowy na suficie.
- Przestrzeń dla gości. Jeśli zwyczajną procedurą w firmie jest dogadywanie się z klientami przez telefon lub mejla, to nie ma żadnego powodu, żeby inwestować choćby w dodatkowy fotel, który będzie wykorzystywany dwa razy do roku. Można się równie dobrze spotkać w terenie lub w kawiarni, abstrahując już tu od możliwości spotkać w wirtualnej rzeczywistości.
- Rozbudowane biurka. Sztampowy obrazek to pracownicy, którzy praktycznie siedzą na dokumentach i sprzęcie, bo biurko to tak naprawdę zreorganizowana komoda, a jego głównym elementem są szuflady i jakaś szafka. W małej firmie często nie generuje się tak horrendalnych ilości dokumentów: wystarczy jedna sensowna szafa, a biurko można wtedy wymienić na minimalistyczny, prosty i funkcjonalny blat roboczy.
- Kącik ze słodyczami. Wiele firm do dziś w biurach ma specjalną małą szafeczkę, na której stoi ekspres do kawy albo czajnik, a w środku znajduje się niemal roczny zapas ciastek i słonych paluszków. Niech biuro będzie miejscem pracy. O ile czajnik i ekspres są jeszcze uzasadnione, to robienie w biurze zapasów spożywczych niczemu nie służy, a zabiera cenną przestrzeń.
- Podstawowe oświetlenie. W niektórych biurach po prostu instaluje się jeden centralny punkt oświetleniowy na suficie. O ile może to mieć sens, to tak naprawdę w większości małych firm liczy się efektywność, a jeśli do głównej lampy trzeba dokładać mnóstwo mniejszych, to równie dobrze można z niej zrezygnować i zainwestować w dopracowany system oświetlenia stanowiskowego.
Biuro w małej firmie: całkowicie po twojemu
Wiele małych firm ma biura zajmowane przez 2 czy 3 osoby. Atmosfera jest tam zdecydowanie bardziej swobodna niż w typowym korporacyjnym openspejsie, więc można spokojnie z wystrojem biura zbliżyć się do wystroju pokoju: może być bardziej przytulnie, a mniej sterylnie niż w typowej przestrzeni biurowej. Jeśli faktycznie nie ma tam wielu stanowisk roboczych, wszystko sprowadza się w istocie do dogadania warunków pracy i często w ten sposób powstają najciekawsze i najbardziej przyjazne projekty.