W wielu firmach w biurach pracują osoby reprezentujące różne pokolenia, a więc i nieco inne podejście to wykonywania poszczególnych zadań. Warto dać tym osobom szansę na pracę na najwyższych obrotach, a można to zrobić, lepiej projektując biuro.
Biuro dostosowane do różnych potrzeb
Pracownicy z różnych pokoleń mogą pracować tak samo wydajnie – kluczem do sukcesu (poza ciągłym doskonaleniem, czym z oczywistych powodów nie będziemy się zajmowali) jest odpowiednia organizacja pracy i samej przestrzeni. Nie ma lepszych i gorszych sposobów wykonywania pracy – po prostu ludzie z różnych pokoleń nabrali trochę innych nawyków i to przekłada się na ich potrzeby.
- Planowanie warto zacząć od tych pracowników, których potrzeby będą najtrudniejsze do zabezpieczenia. Nie zawsze będą to najstarsi pracownicy.
- Osoby ze starszych pokoleń często wolą mieć wszystko pod ręką. Jeśli to możliwe, możesz na przykład szafkę z drukarką ustawić bliżej ich stanowisk pracy. Choć z drugiej strony – wielu nieco starszych pracowników nie potrafi się skupić, jeśli wokół nich jest duży ruch, więc to posunięcie warto przedyskutować z zainteresowanymi.
- Niektórzy pracownicy starszych pokoleń są już tak przyzwyczajeni do jakiegoś reżimy przerw, że nie ma sensu próbować wpasowywać tego w politykę firmy. Dobrze by było za to ich biurka ustawić nieco bliżej wyjścia, żeby mogli sprawnie opuścić biuro i udać się na przerwę.
Osoby w różnym wieku będą miały inne preferencje co do temperatury i oświetlenia miejsca pracy
Podzielenie biura na części – czy to dobry pomysł?
Zdajemy sobie oczywiście sprawę z tego, że integracja pracowników jest tak samo ważna, jak wydajna praca, a jedno i drugie generalnie lepiej działa, jeśli pracownicy wszystkich pokoleń mają ze sobą bezpośredni kontakt. Jeśli jednak dysproporcja jest znaczna, to zdarza się, że jedna z grup z otwartymi ramionami powita wydzielenie odrębnej przestrzeni biurowej – szczególnie jeśli nie muszą każdego swojego zadania konsultować z pozostałymi pracownikami.
Taki podział nie musi oczywiście mieć charakteru architektonicznego – nie próbuj stawiać ścian i tworzyć boksów pracowniczych, ale zamiast tego po prostu funkcjonalnie podziel przestrzeń biura. To tym łatwiejsze, że w wielu firmach zupełnie bez takiego zamierzenia powstaje podział, w którym pracownicy z różnych pokoleń zajmują się nieco innymi sprawami.
Priorytety w urządzaniu biura
Firma najczęściej działa według klucza funkcjonalnego i biuro też urządza się w taki sposób, żeby po prostu sprawnie zrealizować wszystkie zadania. Wiek pracownika jest tu kwestią w najlepszym przypadku drugorzędną i słusznie, ponieważ nie powinien nigdy być ważniejszy od pracy danego człowieka. Czasem jednak w biurze pracuje sporo starszych osób. Warto wtedy zadbać o ich wygodę.
- O ile młodsi pracownicy są przyzwyczajeni do ergonomicznych mebli, to już starszym, mimo obiektywnych korzyści płynących z zakupu takiego wyposażenia, wcale nie jest wygodniej na ergonomicznym krześle przy nowoczesnym biurku.
Warto więc w wyposażeniu biura przewidzieć miejsce choćby na półki i stoliki na kółkach.
- O ile z wiekiem sprawność intelektualna może nie tylko się utrzymywać, a nawet rosnąć, o tyle ze sprawnością fizyczną rzecz ma się odwrotnie. Warto więc w wyposażeniu biura przewidzieć miejsce choćby na półki i stoliki na kółkach. Pozwolą one łatwiej przetransportować na przykład większą ilość dokumentów do stanowiska roboczego, a tak naprawdę będą i tak korzystali z nich wszyscy pracownicy.
- Kiedy planujesz ciągi komunikacyjne w biurze, też weź pod uwagę, że starsi pracownicy niekoniecznie będą zwinni jak antylopy. Odrobinę szersza droga poprowadzona tak, żeby to im było najwygodniej, bardzo podniesie ich komfort pracy, jednocześnie nie obniżając widocznie komfortu młodszych pracowników.
Czy to znaczy, że młodsi pracownicy mogą pracować w dowolnych warunkach? Absolutnie, natomiast przygotowanie ich stanowisk pracy generalnie sprowadza się często do technicznych drobiazgów: zapewnienie dodatkowego gniazda USB na zasilanie telefonu albo innego biurka, które zmieści nietypowe wyposażenie komputerowe. To sprawy, które można załatwić, mając już opanowany podstawowy rozkład biura.
Infrastruktura w wielopokoleniowym biurze
Największym wyzwaniem w wielopokoleniowym biurze wcale może nie być rozkład przestrzeni, tylko zapewnienie odpowiedniej komunikacji. Wiadomo, że w firmie obowiązują pewne standardy dotyczące tego, co załatwia się w formie pisemnej, co mejlowo, a co można po prostu dogadać ze współpracownikami. Między osobami w różnym wieku będą się jednak pojawiały także bardziej subtelne różnice.
Planowanie warto zacząć od tych pracowników, których potrzeby będą najtrudniejsze do zabezpieczenia.
- Starsi pracownicy zdecydowanie wolą korzystać z karteczek niż wspólnej tablicy, więc tę ostatnią można z powodzeniem ustawić po „młodszej” stronie biura.
- Zarówno starsi, jak i młodsi pracownicy będą mieli pewne dodatkowe potrzeby sprzętowe, choć w obu przypadkach różne: starsi będą na przykład woleli większy monitor, a młodsi – dwa monitory, starsi – wygodną klawiaturę mechaniczną, młodsi – rozwijaną silikonową albo po prostu cienkiego laptopa zamiast standardowego komputera.
- Osoby w różnym wieku będą miały inne preferencje co do temperatury i oświetlenia miejsca pracy – warto to uwzględnić już na etapie projektowania przestrzeni i te indywidualne wymagania nałożyć na siatkę podstawowych wymagań formalnych dla przestrzeni roboczej.
A co z estetyką wspólnego biura?
W tym poradniku specjalnie zaznaczyliśmy najbardziej wyraziste różnice, natomiast w praktyce bardzo często są one zdecydowanie bardziej subtelne. Biuro dla pracowników w różnym wieku nie musi być estetycznym koszmarem – wielu producentów mebli i wyposażenia zachowuje pewne wspólne cechy estetyczne w przypadku produktów z różnych linii, więc znalezienie odpowiedniego dostawcy mebli tak naprawdę rozwiązuje ten problem całkowicie.
Co zaś się tyczy dekoracyjności przestrzeni, to po prostu kwestia takiego ustawienia dodatków, żeby każdemu jak najmniej przeszkadzały.
Osoby ze starszych pokoleń często wolą mieć wszystko pod ręką.
Wybór kolorów czy materiałów wykończeniowych w biurze to zwykle niewielka filozofia, bo chodzi właśnie o zapewnienie wrażenia czystości i funkcjonalnej uniwersalności. Nie warto z tym walczyć – pracownicy z młodszych pokoleń w tym zakresie chętnie przyjmują różne nowości, ale też nie są im one niezbędne, więc miłym ukłonem w stronę nieco starszych pracowników będzie pozostawienie takiego czystego i prostego designu.
Jeśli chcesz wprowadzać jakieś zmiany w najpopularniejszych koncepcjach dekoracyjnych, to możesz je delikatnie przesunąć w stronę wnętrz cieplejszych: mniej betonu, więcej drewna (ale bez przesady), pastelowe kolory zamiast sterylnej bieli albo wykładzina o bardzo krótkim włosiu zamiast płytek, ale też tylko pod warunkiem, że pracownicy nie będą po tej zamianie musieli spędzać połowy dnia na sprzątaniu.